een efficiënt ingerichte personeelsadministratie

Een goed opgebouwd personeelsdossier kan een onderneming heel veel geld besparen.

Actuele inhoud
Hoe ziet een personeelsdossier eruit?
In het (digitale) personeelsdossier wordt opgenomen:
 persoonlijke gegevens, contracten en arbeidsvoorwaarden
 duidelijke functieomschrijving
 functioneren en ontwikkeling: verslagen van jaarlijkse functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken, afspraken rondom verbetertrajecten
 alle correspondentie met de werknemer, ook officiële waarschuwingen
 verzuimoverzicht (hoe vaak en hoe lang): de oorzaak van ziekteverzuim valt onder het medisch geheim. Dit wordt door een arbodienst bewaard.

Bij ontslag
Zeker als door omstandigheden voor een bepaalde casus een uitspraak van de Kantonrechter wordt verlangd is een goed opgebouwd personeelsdossier van essentieel belang. Een ontbindingsvergoeding zal namelijk worden bepaald aan de hand van de verslaglegging van de beoordelingen/evaluaties. Hoe slechter, hoe hoger de door de werkgever te betalen vergoeding.

Beveiliging
Een personeelsdossier bevat privacygevoelige informatie. Daarom moet je je houden aan de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Werkgevers zijn ervoor verantwoordelijk dat:
 de gegevens in het personeelsdossier juist zijn
 er in het personeelsdossier niet meer wordt vastgelegd dan nodig is
 de werknemers worden geïnformeerd over welke gegevens zij verzamelen met welk doel
 de persoonsgegevens passend beveiligd zijn
 de persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is
werknemers de mogelijkheid hebben hun gegevens in te zien en eventueel te corrigeren, te beperken of te verwijderen
 werknemers afzonderlijk worden gewezen op het recht van bezwaar bij de verwerking van gegevens op grond van gerechtvaardigd belang
 werknemers in voorkomende gevallen de mogelijkheid hebben hun recht op dataportabiliteit uit te oefenen.
Bij schending van deze AVG richtlijnen kan aan werkgevers een torenhoge boete worden opgelegd.

Wat te doen?
GoFranky zorgt voor een efficiënt ingerichte personeelsadministratie en een adequaat opgebouwd personeelsdossier, waardoor bovengenoemde financiële risico’s worden vermeden.